Zásady zpracování osobních údajů
1. Úvodem
Kdo je správce osobních údajů? Správcem osobních údajů jsme my, DigiTech Business s.r.o., se sídlem Korunní 2569/108, 101 01 Praha 10, IČO: 210 18 286. Jsme zapsaní v obchodním rejstříku u Městského soudu v Praze, sp. zn. C 395161 („my“).
Koho se tyto zásady týkají? Tyto zásady („Zásady“) se vztahují na situace, kdy zpracováváme vaše osobní údaje jako správce. Tedy jako osoba, která za zpracování osobních údajů odpovídá. Týká se to následujících situací:
- Podpis Smlouvy. Zpracováváme vaše osobní údaje (pokud jste podnikající fyzická osoba) nebo osobní údaje toho, kdo jedná za vaši společnost (např. jednatel) v souvislosti s jednáním o smlouvě o poskytnutí aplikace Digipo („Smlouva“ a „Aplikace“) a jejím uzavřením.
- Plnění Smlouvy. Zpracováváme vaše osobní údaje (pokud jste podnikající fyzická osoba), případně osobní údaje vašich zaměstnanců, externích spolupracovníků či kohokoli dalšího jednajícího za vaši společnost, nebo využívající Aplikaci k práci (společně jako „Zaměstnanci“), za účelem plnění smlouvy o poskytnutí Aplikace – například evidujeme osobní údaje administrátora Aplikace v Admin Účtu na vaší straně a komunikujeme s ním.
Podmínky. Obsah Smlouvy se řídí Podmínkami užívání aplikace Digipo („Podmínky“). Pojmy s velkým písmenem nedefinované v Zásadách mají význam uvedený v Podmínkách.
Kdy jsme v pozici zpracovatele? Protože do Aplikace můžete zadávat osobní údaje vašich zákazníků, potenciálních zákazníků nebo vašich dalších zaměstnanců a spolupracovníků (např. těch, kteří Aplikaci nevyužívají a nejsou tedy „Zaměstnanci“ dle definice výše), ve vztahu k zákazníkům jste vy správci osobních údajů a my jejich zpracovateli, případně vy jste zpracovateli a my jsme dalšími zpracovateli. To ale v těchto zásadách neřešíme. K tomu slouží zvláštní smlouva o zpracování osobních údajů, která je přílohou Podmínek.
Právní předpisy. Tyto Zásady a naše zpracování osobních údajů jsou v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 o obecném nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) a zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, a najdete v nich informace, jaké osobní údaje zpracováváme, proč a jak s nimi pracujeme a jak dlouho je budeme uchovávat.
Kontaktní údaje. Kdykoliv nás můžete kontaktovat pomocí těchto údajů: e-mail [email protected], telefon +420 725 860 894.
2. Jaké osobní údaje zpracováváme?
Zpracovávané údaje můžeme rozdělit do následujících kategorií:
- Identifikační údaje. Ty nám slouží k tomu, abychom vás nebo Zaměstnance mohli identifikovat. Patří mezi ně například jméno a příjmení a/nebo obchodní firma, datum narození, identifikační číslo a adresa sídla či bydliště.
- Kontaktní údaje. Ty využíváme, abychom vás nebo Zaměstnance mohli kontaktovat v souvislosti se Smlouvou a Aplikací, případně s obchodním sdělením. Patří mezi ně telefon a e-mailová adresa.
- Přihlašovací údaje. Ty nám slouží k tomu, aby se Zaměstnanec mohl přihlásit do Aplikace. Jedná se o uživatelské jméno a heslo.
- Informace o vašem zařízení. Ty nám slouží především k tomu, aby Aplikace a Web běžely, jak mají. Za tímto účelem zpracováváme i cookies. Jedná se třeba o IP adresu, verzi operačního systému, typ prohlížeče, umístění a další data, která se rozhodnete poskytnout.
- Fakturační a bankovní údaje. Ty zpracováváme v souvislosti s identifikací a prováděním plateb. Jde například o informace objevující se na fakturách, bankovní spojení a informace o přijatých nebo odeslaných platbách.
- Informace z naší komunikace. V tomto případě jde hlavně o informace v e-mailech, záznamy z telefonických hovorů nebo informace uvedené v kontaktních formulářích a obsah naší komunikace. Může jít např. o pracovní zařazení nebo další osobní údaje, které nám vy nebo Zaměstnanec sdělíte.
- Údaje z Google Kalendáře. Pokud v Aplikaci propojíte svůj účet Google, zpracováváme údaje popsané v článku 8.
3. Opravdu vaše osobní údaje potřebujeme?
Vaše osobní údaje se vždy snažíme zpracovávat v co nejmenším rozsahu. Někdy je ale jejich zpracování nevyhnutelné. Abychom mohli uzavřít Smlouvu a poskytovat vám Aplikaci, osobní údaje k tomu potřebujeme.
4. Proč a jak dlouho osobní údaje zpracováváme?
Abychom mohli osobní údaje zpracovávat, vždy pro to potřebujeme nějaký zákonný důvod. To znamená, že musíme pro každé zpracování vašich údajů najít oporu v právních předpisech. Osobní údaje zpracováváme z těchto důvodů:
| Právní základ | Proč údaje zpracováváme | Jak dlouho | Jaké údaje |
|---|---|---|---|
| Smlouvaplnění povinností ze smlouvy nebo v rámci předsmluvního jednání, čl. 6 odst. 1 b) GDPR | Když s námi jednáte o uzavření Smlouvy nebo ji s námi už uzavřete, potřebujeme zpracovávat osobní údaje některých osob ve vaší společnosti (např. jednatel či jiná podepisující osoba, administrátor Aplikace). Tyto údaje potřebujeme i během plnění Smlouvy (např. komunikace s administrátorem ohledně dotazu či chyby v Aplikaci). | Po dobu trvání Smlouvy. | Identifikační údaje, kontaktní údaje, přihlašovací údaje, informace o vašem zařízení, fakturační a bankovní údaje, informace z naší komunikace |
| Právní povinnostplnění povinností, které vyplývají z právních předpisů, čl. 6 odst. 1 c) GDPR | Někdy musíme zpracovávat osobní údaje, když nám to přikazuje zákon. Jde zejména o účetní a daňové předpisy. | Po dobu požadovanou daným právním předpisem (běžně 10 let od skončení účetního roku, ve kterém se stala z pohledu daní/účetnictví významná událost). | Identifikační údaje, kontaktní údaje, fakturační a bankovní údaje |
| Oprávněný zájemčl. 6 odst. 1 f) GDPR | Abychom mohli chránit Aplikaci před útoky, spamy či jiným poškozováním, můžeme v rámci přístupu do ní zpracovávat tzv. protokolové soubory včetně IP adresy přistupující osoby. | Maximálně po dobu 3 měsíců od každé činnosti v Aplikaci. | Informace o vašem zařízení |
| Abychom vám mohli jako našim zákazníkům zasílat newslettery, například s informacemi o nových službách a funkcích Aplikace. | Po dobu 3 let od skončení Smlouvy, případně do doby, než vznesete námitku proti tomuto zpracování, např. odhlášením se z odběru našich newsletterů. | Identifikační údaje, kontaktní údaje | |
| Abychom vás mohli informovat o důležitých věcech týkajících se Aplikace (např. odstávky). | Po dobu trvání Smlouvy. | Identifikační údaje, kontaktní údaje | |
| Abychom mohli chránit svoje práva a právem chráněné zájmy (např. pokud vznikne spor v souvislosti se Smlouvou). | Po dobu maximálně 16 let od skončení Smlouvy. To odpovídá maximální promlčecí lhůtě dle občanského zákoníku (15 let) a 1 roku navíc pro situace, kdy obdržíme žalobu z vaší strany po uplynutí promlčecí lhůty. | Identifikační údaje, kontaktní údaje, fakturační a bankovní údaje | |
| Souhlasčl. 6 odst. 1 a) GDPR | Abychom mohli zpracovávat vaše údaje, jejichž zpracování nemůžeme podřadit pod žádný z výše popsaných právních důvodů pro zpracování údajů. | Po dobu udělení souhlasu. Váš souhlas můžete kdykoliv odvolat třeba e-mailem. I když souhlas odvoláte anebo uplyne doba jeho trvání, neznamená to ale, že musíme smazat všechny vaše údaje, které jsme na jeho základě zpracovávali. Můžeme dál pracovat s těmi, u kterých nám to umožňuje jiný právní důvod. Pokud souhlas odvoláte, nemá to vliv na zákonnost zpracování osobních údajů před jeho odvoláním. | Údaje, které jsou uvedeny v souhlasu se zpracováním osobních údajů |
Vaše osobní údaje budeme zpracovávat manuálně i s využitím automatizovaného zpracování, nebudeme nicméně provádět profilování.
5. Komu vaše osobní údaje předáme?
Vaše údaje můžeme předávat i dalším subjektům, a to hlavně proto, abychom zajistili naše efektivní fungování. Naši dodavatelé služeb se tak stávají zpracovateli vašich osobních údajů. Jsou ale oprávněni zpracovávat vaše osobní údaje jen v tom rozsahu, ve kterém si to s nimi dohodneme. Konkrétně předáváme vaše osobní údaje následujícím subjektům:
- Partneři, jejichž software využíváme v rámci Aplikace (zejm. cloudová úložiště).
- Partneři, kteří nám poskytují určité další služby (např. poskytovatelé účetního, daňového nebo právního poradenství; rozesílatelé obchodních sdělení apod.).
Vaše osobní údaje můžeme také předat orgánům veřejné moci, pokud to bude v našem zájmu nebo pokud nás o to požádají. Údaje získané z Google Kalendáře nepředáváme nikomu; podrobnosti jsou v článku 8.
6. Kam budeme vaše osobní údaje předávat?
Vaše osobní údaje nepředáváme mimo EU. Pokud bychom se v budoucnu rozhodli je mimo EU předávat, budeme tak činit jen v souladu s GDPR do zemí nebo subjektům, kde je zajištěna adekvátní ochrana osobních údajů, zejména do USA.
7. Jaká máte v souvislosti se zpracováním osobních údajů práva?
V souvislosti se zpracováním osobních údajů máte následující práva. Můžete je uplatnit dopisem na adresu našeho sídla nebo na e-mailové adrese [email protected]:
- Právo na odvolání souhlasu. Pokud zpracováváme vaše osobní údaje na základě vašeho souhlasu, můžete ho kdykoliv odvolat.
- Právo na přístup. Máte právo získat informace o tom, jaké údaje o vás uchováváme a jak tyto údaje zpracováváme. Spolu s tím máte právo získat přístup k osobním údajům nebo kopii osobních údajů, které o vás zpracováváme. První kopii vám poskytneme zdarma, u druhé a další kopie můžeme požadovat náhradu nezbytných nákladů na pořízení kopie.
- Právo na opravu a doplnění. Pokud zjistíte, že jsou námi zpracovávané údaje nesprávné, můžete nás vždy požádat o jejich opravu či doplnění.
- Právo na výmaz. Za určitých podmínek jsme povinni také vymazat osobní údaje, které o vás uchováváme. Například tehdy, pokud již na naší straně neexistuje důvod zpracovávat osobní údaje pro účely, pro které byly shromážděny. Nebo ve spojitosti s vyhověním jiné vaší žádosti (odvolání souhlasu, námitka).
- Právo na omezení zpracování. Nechcete-li svoje osobní údaje vymazat, ale nepřejete si, abychom je dále zpracovávali, můžete nás požádat o omezení zpracování vašich osobních údajů.
- Právo na přenositelnost osobních údajů. V některých případech nás můžete požádat, abychom vám nebo jiné odpovědné osobě předali osobní údaje, které o vás uchováváme, a to ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu.
- Právo vznést námitku. Máte i právo podat námitku (pokud vaše osobní údaje zpracováváme na základě oprávněného zájmu). My ji pak nejpozději do jednoho měsíce od obdržení vyhodnotíme a buď zpracování vašich osobních údajů pro tento účel ukončíme, nebo vám vysvětlíme naše důvody, které si zaslouží ochranu, a proč budeme ve zpracování pokračovat. V případě námitky proti dalšímu zasílání obchodních sdělení vaší námitce vyhovíme vždy.
- Právo podat stížnost. Máte-li podezření, že dochází k nezákonnému zpracování vašich osobních údajů, máte možnost podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, www.uoou.gov.cz, adresa Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.
8. Údaje z Google Kalendáře
Aplikaci můžete volitelně propojit se svým účtem Google, aby se zakázky s termínem zapisovaly do vašeho Google Kalendáře. Propojení zapíná každý uživatel sám a bez něj Aplikace funguje normálně.
K jakým údajům Aplikace přistupuje
Po vašem souhlasu na obrazovce Googlu získá Aplikace přístup k Google Kalendáři (oprávnění https://www.googleapis.com/auth/calendar). Aplikace tento přístup používá pouze k následujícímu:
- Seznam vašich kalendářů (název a identifikátor), abyste si mohli vybrat, do kterého kalendáře se mají zakázky zapisovat.
- Události ve vybraném kalendáři v období, které si v Aplikaci právě prohlížíte, abychom vám je zobrazili vedle zakázek a neplánovali jste přes sebe.
- Vytvoření, úprava a smazání událostí pro vaše zakázky. Do události zapíšeme údaje o zakázce potřebné k jejímu naplánování (např. název, termín a údaje o vozidle). Při změně nebo zrušení zakázky událost upravíme nebo smažeme.
K žádným jiným údajům z vašeho účtu Google (např. e-mailům, kontaktům nebo souborům) Aplikace nepřistupuje.
Co ukládáme
- Přístupový a obnovovací token k vašemu účtu Google, abychom mohli zakázky zapisovat i bez opakovaného přihlášení. Token uchováváme na našich serverech v EU po dobu, kdy je propojení aktivní.
- Identifikátor události a kalendáře, kterou Aplikace vytvořila pro vaši zakázku, abychom ji mohli později upravit nebo smazat.
Obsah ostatních událostí z vašeho Google Kalendáře neukládáme. Načítáme je jen pro zobrazení v Aplikaci.
Co s údaji neděláme
- Údaje z Google Kalendáře používáme výhradně k poskytování a zlepšování funkcí Aplikace, které vidíte v rozhraní (zápis a zobrazení termínů).
- Nepředáváme je třetím stranám, neprodáváme je a nepoužíváme je k reklamě, k vyhodnocování bonity ani k trénování modelů umělé inteligence.
- Naši zaměstnanci k nim nemají přístup, s výjimkou případů, kdy nám k tomu dáte výslovný souhlas (např. při řešení vašeho požadavku na podporu), kdy je to nutné z bezpečnostních důvodů nebo kdy nám to ukládá zákon.
Jak přístup zrušit a údaje smazat
Přístup Aplikace ke svému účtu Google můžete kdykoli odebrat na stránce myaccount.google.com/permissions. Po odebrání přístupu uložený token smažeme. Smazání všech údajů spojených s propojením můžete také kdykoli požádat na [email protected]; vyřídíme to nejpozději do 30 dnů. Události, které Aplikace do vašeho kalendáře zapsala, zůstávají ve vašem Google Kalendáři a můžete je smazat přímo tam.
Používání a předávání informací získaných z Google API do jakékoli jiné aplikace se řídí zásadami Google API Services User Data Policy, včetně požadavků na omezené použití (Limited Use).
Google user data (English summary)
Digipo is a web application operated by DigiTech Business s.r.o., Korunní 2569/108, 101 01 Prague 10, Czech Republic, company ID 210 18 286. Users can optionally connect their Google account so that jobs (orders) with a scheduled date are written to their Google Calendar.
Data accessed. With the user's consent, Digipo uses the Google Calendar API (scope https://www.googleapis.com/auth/calendar) only to: list the user's calendars so they can choose a target calendar; read events in the selected calendar for the date range the user is viewing, to display them next to their jobs; and create, update and delete the events that Digipo creates for the user's jobs. Digipo does not access any other Google data.
Storage. Digipo stores the OAuth access and refresh token on its servers in the EU while the connection is active, and the ID of each calendar event it created for a job. Other calendar events are fetched for display only and are not stored.
Use and sharing. Google user data is used only to provide and improve user-facing features of Digipo. It is not sold, not transferred to third parties, not used for advertising, credit-worthiness or training AI models, and not read by humans except with the user's explicit consent, for security purposes, or when required by law.
Revoking access and deletion. Users can revoke access at any time at myaccount.google.com/permissions; the stored token is then deleted. Users can request deletion of all data related to the connection at [email protected]; requests are handled within 30 days.
Digipo's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.